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護理行政與病室管理(五版)福利品出清

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第4章  規  劃

前言

　　護理管理者（nurse manager）的職責是規劃出護理活動的目標與努力的方向步驟，並引導部屬一起努力，以達到所擬定的目標。護理管理者的成功與否，乃在於是否能在有限的人力、物力與時間資源環境中達成預定的目標。此章所介紹的規劃，即是教導護理管理者邁向成功的第一步。

第一節  規劃的意義與目的
行政管理首重規劃；規劃是決定目標，策劃達成目標最好的途徑。

規劃的意義

　　規劃是一種深思熟慮的過程，基於事實和訊息，經過慎重的思考與評估。具體的說，就是管理者在沒有採取任何他們負責的行動之前，先行採尋可以實施的方案；一方面考慮到本身所要達成的基本任務，另一方面基於未來面臨的環境狀況與內在資源條件，比較分析各方案之成本與效益關係，然後選出最適當之方案。故規劃的內容含有：１組織欲達成之目標；２達成目標所需之方法，亦即實施之計畫；３預期之成效；４評值之方法等。

　　本文中所提到的規劃（planning）是指「一定之程序，隸屬於過程」；而計畫（plan）則指「規劃的產物或結果」；良好的計畫，是藉由有效的規劃程序而產生的。

可供規劃的方案性質包括極廣，現依其不同的性質分述如下：
依時間長短之分類
1.長期計畫（long-term plan）：多指六年以上的計畫。
2.中期計畫（mid-term plan）：指三至六年之計畫。
3.短期計畫（short-term plan）：三年以內之計畫，甚至於一個月或一季，一年為期的計畫等。

　　無論是短、中或長期計畫均應隨外在之情境變化，作定期的修正或更新。

依所涵蓋的範圍分類
1.整體計畫：整個醫院的年度計畫，整個企業機關的計畫。
2.專案之局部計畫：醫院內各部門的年度計畫，如某項疾病的研究計畫等。

依企業經營的功能分類
1.生產日程：醫院內各部門日常醫療的功能計畫，如醫院內的「如何增加住院率」之會議議程計畫及「如何降低院內感染率」之議程計畫等。
2.工作方向。

　　透過規劃所決定的目標，可幫助組織中的成員了解組織之未來發展方向，使其本身達到目標過程中所擔任的角色，因而有利於促進組織中的協調、合作及團隊精神。譬如醫院要改變護理工作的形態（由成組護理到全責護理），這是護理部的目標，規劃可提供每一護理人員作角色的認定，以明瞭個人之任務與貢獻，完成共有的目標。

規劃的目的
組織規劃的目的在呈現組織成立之宗旨與發展理念、願景及未來努力的方向，並可提供各階層及各部門管理者之管理與領導方向，及員工們之工作指標。而護理管理者作規劃之目的大概可以四點來說明：

提供部屬工作努力的指標
目標的擬訂是經過周詳的規劃過程，護理管理者繼而擬訂出達到目標的步驟，明確的指出部屬們活動的方向和工作的範圍與期限。

降低不確定的程度
規劃雖然無法消除環境的變動，但在規劃過程中，管理者必須預期未來可能的變動，考慮到各種變動對組織的衝擊，並發展出對變動的適當反應，且可進一步的評估各種反應的可能結果，因此能降低不確定程度。譬如規劃的目標是採行全責護理，規劃的程序是經由深思熟慮的過程，其範圍有護理行政主管的知識與經驗領域，可能過去有過實施全責護理的經驗，一些有關實行全責護理的研究文獻、他人提供的資料，本身環境與條件限制之考量，本身內部人與物的資源等一系列的慎思。

減少重複及多餘的行動
透過規劃，能事先了解各種反應所必須的行動為何，並加以協調配合，因此可避免重複及多餘的行動。規劃是擬定好要實施的計畫方案，譬如護理部要採用全責護理，護理部的單位主管們必須先開多次的準備會議，同時邀請有關的部門參加協調會議，加上有經驗與學識的專家們加入籌備的會議，如此的規劃，當然可以減少重複與多餘的行動。

作為管制的基礎
規劃決定了組織的目標或準則，組織成員可據以較諸衡量實際的成效，並據之採取改進措施。規劃的過程中有擬定好的方案與步驟和預定的工作進度及預期成果，這些都是評估最好的依據。

第二節  規劃的要素
影響規劃的因素
一位高效率的護理行政工作者，若想成功的運用規劃之過程，使其發揮最高的效用，必須注意到下列影響「規劃」的重要因素：

一   時間的管制
1.知道如何安排你的時間。每隔一段時間作一次記錄，知道此段時間內，你做了些什麼事情。

2.知道你的目標和大前提。提供給你的部屬們一些明顯的時間指示；如兩星期內應完成的目標工作。

3.將每日的工作排成時間表（time schedule），如8:30?9:00 A.M.會見某人；9:00?10:00 A.M.召開品管會議等。
4.將計畫方案的輕重緩急區分妥當。重要性的事情在短時間完成；若不太急的事情，可延遲一段時間再完工。

5.管制自己被打擾的時間。與他人或部屬交談，定下時刻表。

6.縮短開會的議程。開會前先作非正式的溝通，則開會時只需達成共識即可。同時，開會議程中應說明開會的主旨、討論事項和議程中時間分配表。

7.充分授權。如資料之收集、問題之找尋、意見調查等工作均可將委責於督導長、護理長或小組長去執行。

8.勿自己拖延了規劃的日程。

二   人事的管理
1.「規劃」前最重要的是單位主管知道下屬的人事背景、單位所採用的護理功能形態（如成組護理或全責護理），及護理人員執行任務時所應具備的知識與技能、單位內病患的病情資料及所需付出之時間等。

2.正確的病患分類與護理工作人員之人力相配合。

規劃的原則
訂定「規劃」雖不是一件容易的事，但至少有一些原則可以依循，為了規劃的切實可行，應遵守下列的幾項原則（principles）：

1.實際性：擬訂計畫，應本著客觀及實事求是的精神，廣泛的收集資料、了解實況，如此才能訂出切合實際的計畫。

2.具體化：計畫的內容要具體確實，最好都能以數字取代之。

3.適應性：計畫若能適應環境所需，具有彈性，才是規劃的目的。

4.可行性：評估計畫與決策的過程，預想實施所面臨的阻礙，克服困難，順利的實施。

5.可受性：評估欲達成目標，所需要的人力、物力、財力是醫院可以承擔的。

6.整體性：自目標的確立到過程中的每一細節活動，應有統一的規劃，顧到整體的發展。如：主要的目標與次級的目標要相配合。

7.普及性：考慮到規劃是否符合組織每個成員的利益，內容是否為成員所能了解與接受。

8.繼續性：計畫制定時間，遠程、中程、近程計畫需要連貫相配合。

9.時間性：計畫的時程、預定的進度，必須把握住時效。

最後，將規劃所備之條件，用六W來表示，以利讀者記憶。
1.What：達到目標的行動為何？
2.Why：何以要採這些行動？
3.When：何時完成這些行動？
4.Who：何人負責實施某一行動，被何人督導？將指導何人？
5.Where：在何處或由哪一部門實施此一計畫方案？
6.How：如何實施這些行動？

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